Documents technologiques, copies et transferts

Aperçu

Un courriel ne devient pas admissible simplement parce qu'un logiciel fiable l'a conservé. Le tribunal doit encore savoir quel document est présenté, qui l'a créé, si son information demeure intacte et pourquoi son contenu peut prouver la proposition alléguée. Un contrat électronique signé, un document transactionnel non signé et un message factuel relèvent de règles probatoires substantielles différentes même s'ils utilisent le même format informatique.

Le régime québécois combine les art. 2837–2842 CCQ et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, appelée ici la Loi sur les technologies. Le Code traite des écrits comme moyens de preuve; la Loi encadre plus largement les documents et leur gestion. Chaque numéro doit être rattaché au bon instrument : les exigences concernant les fonctions d'original, la certification par comparaison et la documentation du transfert figurent principalement aux art. 12, 16 et 17 de la Loi.

La règle de la meilleure preuve demeure applicable. Établir l'acte juridique constaté par écrit ou le contenu d'un écrit exige normalement l'original ou une reproduction qui en tient légalement lieu. L'information électronique modifie la façon de satisfaire à cette exigence; elle ne la supprime pas. La leçon sur la meilleure preuve explique la règle générale et l'exception d'impossibilité malgré la bonne foi et la diligence.

Objectifs d'apprentissage

• Distinguer la qualification documentaire, l'origine, l'intégrité et la fiabilité technologique.
• Différencier le document remplissant la fonction d'original, la copie certifiée et le transfert documenté.
• Préparer et contester la preuve électronique en préservant les règles substantielles applicables aux écrits.

Le document, sa fonction et son support

Le document technologique porte une information sur un support faisant appel aux technologies de l'information. L'art. 3 de la Loi sur les technologies comprend l'information structurée intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images et traite des banques de données permettant de créer des documents. L'art. 2837 CCQ concerne les écrits sur ces supports. Le support et la fonction probatoire doivent donc être identifiés séparément. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information.

Un courriel acceptant un prix peut constater un acte juridique, soit une volonté destinée à créer ou modifier des effets de droit. Un courriel décrivant une livraison antérieure rapporte normalement un fait. Une photographie peut être présentée comme élément matériel, tandis que l'enregistrement sonore d'une déclaration soulève les règles relatives aux déclarations enregistrées. Le stockage de chacun de ces éléments dans un fichier numérique ne les fusionne pas en un seul moyen de preuve.

La source situe les art. 2837–2842 CCQ dans le chapitre de l'écrit tout en constatant l'utilisation judiciaire de principes de reproduction pour des éléments matériels électroniques. Il faut donc d'abord qualifier l'élément sous-jacent et appliquer son régime propre. La leçon sur les éléments matériels traite des images, des enregistrements et des objets sans faire de tout fichier numérique un écrit instrumentaire.

L'équivalence fonctionnelle permet au document d'exercer la même fonction juridique sur différents supports lorsque les conditions applicables sont remplies. Le contrat électronique doit toujours établir un consentement. L'affirmation factuelle conservée électroniquement doit toujours satisfaire aux règles permettant de la recevoir comme témoignage ou aveu. Le support ne confère pas une force probante supérieure à un document autrement faible.

La neutralité technologique, reflétée à l'art. 2837 CCQ et à l'art. 2 de la Loi, permet normalement le choix du support ou de la technologie sauf exigence légale particulière. La valeur juridique du document n'augmente ni ne diminue du seul fait de ce choix. Une partie ne peut exiger un expert simplement parce qu'un document courant est électronique, sans identifier une difficulté probatoire nécessitant cette expertise.

Cette liberté comporte des limites. L'art. 29 de la Loi encadre l'exigence d'acquérir une technologie particulière et l'acceptation de documents sur d'autres supports. Une loi spéciale ou une convention peut imposer une technologie; l'accessibilité et l'équipement disponible comptent également. La neutralité n'autorise pas à imposer unilatéralement tout format préféré.

Les formalités particulières subsistent. L'acte notarié doit respecter la Loi sur le notariat et les règles applicables; ses art. 35 et 50 actuels traitent du support et du lieu de réception dans ce régime. Il ne faut pas présenter cet acte comme catégoriquement incompatible avec la forme technologique. De même, l'art. 23 de la Loi sur la protection du consommateur identifie maintenant les contrats assujettis au chapitre des contrats écrits; il ne constitue pas une interdiction générale des supports autres que le papier. L'exigence d'un écrit et son mode de réception permis sont distincts. Loi sur le notariat, Loi sur la protection du consommateur.

Intégrité et présomption de fiabilité technologique

Trois propositions distinctes

L'intégrité, selon l'art. 2839 CCQ et l'art. 6 de la Loi, suppose une information dont l'absence d'altération et le caractère complet sont vérifiables, ainsi qu'un support assurant la stabilité et la pérennité nécessaires. La Loi exige sa préservation durant tout le cycle de vie : création, transfert, consultation, transmission, conservation, puis archivage ou destruction éventuels.

L'authenticité concerne aussi l'origine. Un message intact peut avoir été envoyé par quelqu'un d'autre que son auteur allégué. Inversement, le message véritablement rédigé par cette personne peut avoir été modifié ultérieurement. La première difficulté concerne l'attribution, la deuxième l'intégrité; la lisibilité technique du fichier ne les résout pas automatiquement.

La fiabilité technologique concerne la capacité du support, des systèmes ou des procédés à préserver l'intégrité. L'art. 2840 CCQ et l'art. 7 de la Loi dispensent initialement celui qui invoque le document de prouver cette capacité, sauf si l'adversaire établit une atteinte à l'intégrité par prépondérance de preuve. La présomption évite de démontrer systématiquement le fonctionnement des technologies courantes.

La source s'appuie sur Benisty c. Kloda, 2018 QCCA 608, pour distinguer la fiabilité de la technologie d'une présomption illimitée d'intégrité de tout document particulier. Une altération humaine demeure possible même lorsque la technologie fonctionne correctement. La présomption ne prouve donc pas à elle seule l'auteur, l'intégralité d'une conversation sélectionnée, la vérité d'une déclaration ou l'acceptation d'une clause contractuelle.

Établir concrètement la préservation

Le fondement probatoire peut provenir d'un témoin compétent, de l'information associée au document et des circonstances de conservation. Les métadonnées, comme les renseignements disponibles sur la création, la transmission ou la modification, peuvent aider. Il s'agit d'éléments à interpréter dans leur contexte, plutôt que d'un certificat universel de vérité. Toute affaire n'exige pas un expert ou la production de tous les champs techniques.

Le témoin peut expliquer la réception du message, sa conservation, la création de la pièce et la comparaison effectuée avec la source. En présence d'une contestation technique substantielle, l'expertise peut aider à déterminer si un changement résulte d'un traitement normal, d'une erreur d'extraction ou d'une altération. La preuve doit répondre au problème réel, sans supposer qu'il faille toujours démontrer une complexité technique.

L'art. 10 de la Loi reconnaît que les changements de présentation ne portent pas nécessairement atteinte à l'intégrité. Une pagination, une disposition à l'écran ou une information de stockage différentes peuvent accompagner la même information substantielle. L'impression qui reporte une phrase sur une autre page diffère de celle qui omet la phrase. L'examen porte sur l'information préservée et la fonction juridique à établir.

L'art. 2838 CCQ mentionne expressément les copies de lois, les actes authentiques, semi-authentiques et sous seing privé sur support technologique. Cette liste plus étroite ne dispense pas les autres écrits électroniques de l'intégrité : les art. 5–7 de la Loi ont une portée plus large. La facture non signée ou le simple courriel ne peuvent contourner l'exigence du seul fait de leur absence dans cette énumération.

Application : la conversation tronquée

Scénario factuel

Les faits suivants sont hypothétiques. Un ébéniste fictif produit l'image de trois messages montrant l'acceptation d'un prix majoré par son client. Celui-ci soutient que l'échange complet subordonne cette acceptation à une livraison anticipée.

Les règles substantielles de l'écrit demeurent

Documents transactionnels signés et non signés

L'acte sous seing privé exige toujours un acte juridique et les signatures des parties selon les art. 2826–2827 CCQ. Selon l'art. 39 de la Loi sur les technologies, le procédé de signature doit satisfaire au Code, l'intégrité du document doit être assurée et le lien entre signature et document doit exister lors de la signature et subsister ensuite.

Une signature électronique peut résulter d'un procédé exprimant le consentement, notamment d'un mécanisme convenu d'identification et d'acceptation. Un nom dactylographié peut constituer une signature dans son contexte; cette possibilité ne prouve pas qui l'a saisi. Un pied de page automatique ou l'image copiée d'une signature manuscrite exigent l'examen de l'attribution et du consentement. Si une convention préalable définit le mécanisme d'acceptation électronique invoqué, cette convention doit également être prouvée.

L'art. 2828 CCQ maintient la distinction entre l'acte sous seing privé opposé au signataire apparent ou à ses héritiers et celui opposé à un tiers. Le signataire apparent doit utiliser la contestation prescrite pour éviter la reconnaissance légale. La présomption de fiabilité technologique et la règle du signataire apparent répondent à des questions différentes; aucune ne constitue une présomption universelle de validité des contrats en ligne.

Pour l'écrit non signé habituellement utilisé dans les activités d'une entreprise afin de constater un acte juridique, les art. 2831 et 2835 CCQ exigent toujours la fonction instrumentaire pertinente et la preuve de l'origine. La création dans une base de données fiable ne transforme pas tout rapport interne en titre de l'opération. La leçon sur les écrits privés expose aussi la divergence doctrinale concernant la remise au cocontractant et explique pourquoi la preuve de l'acceptation demeure pertinente.

L'art. 38 de la Loi autorise un procédé ou une combinaison de moyens reliant une personne au document, identifiant la communication et, au besoin, sa provenance, sa destination et son moment. Cela peut établir l'attribution sans signature manuscrite. L'attribution d'une communication diffère néanmoins de la preuve qu'elle contient une entente plutôt qu'un rapport ou une négociation.

Messages factuels et limites au témoignage

Le courriel purement factuel demeure soumis à l'art. 2832 CCQ. Il peut servir d'aveu contre son auteur ou de témoignage lorsque les conditions applicables le permettent. Le ouï-dire demeure en cause si la déclaration extrajudiciaire vise à établir la vérité du fait rapporté. La conservation électronique fiable ne remplace pas l'occasion d'interroger le déclarant et ne satisfait pas à elle seule aux conditions d'une exception. Le message invoqué pour démontrer que son destinataire a reçu un avertissement sert une autre fin que la preuve de l'existence réelle du danger décrit.

La règle de contradiction de l'écrit subsiste également. Les parties ne peuvent généralement contredire ou modifier par témoignage les termes d'un acte juridique écrit sans commencement de preuve. La preuve de l'acte lui-même peut subir des restrictions lorsqu'aucun écrit admissible n'existe. La leçon sur la preuve de l'acte juridique et celle sur la contradiction de l'acte écrit précisent les conditions complètes.

Ces règles expliquent pourquoi obtenir un fichier techniquement intact ne constitue qu'une partie de la préparation. Il faut identifier la proposition que chaque document doit établir, puis vérifier si sa catégorie autorise cet usage. Le secret professionnel protège les communications professionnelles confidentielles qui en remplissent les conditions; une conservation fiable ou une exception au ouï-dire ne l'écarte pas. La leçon sur le secret professionnel explique cette protection distincte; les autres exclusions demeurent également applicables.

Originaux, copies et transferts

La fonction d'original

Le document remplissant la fonction d'original s'apprécie selon l'art. 12 de la Loi sur les technologies, auquel renvoient les art. 2841 et 2860 CCQ. L'intégrité est nécessaire. Les conditions supplémentaires dépendent de la fonction recherchée : source première d'une reproduction, caractère unique ou forme première d'un document relié à une personne.

Pour la fonction de source, les composantes du document doivent demeurer disponibles comme référence ultérieure. Pour l'unicité, le document ou son support doit être structuré par un procédé permettant d'établir ce caractère. Pour la forme première reliée à une personne, le procédé doit également l'identifier et maintenir le lien pendant tout le cycle de vie. La Loi exige des normes ou standards généralement reconnus pour ces deux dernières fonctions.

L'examen est fonctionnel; il ne signifie pas que l'appareil le plus ancien doit toujours être physiquement apporté au tribunal. Il faut identifier la fonction nécessaire à l'opération particulière et les renseignements qui l'établissent. Le simple nom « original.pdf » ne procure aucune garantie juridique, pas plus que le premier téléchargement sur un ordinateur donné.

Copies et certification

Selon l'art. 2841 CCQ, la copie reproduit un document sur le même support ou sur un support faisant appel à la même technologie. Le transfert déplace son information vers un support utilisant une technologie différente. La qualification dépend de l'opération réellement accomplie, et non du seul usage courant du mot « copie ». L'impression d'un courriel ou la numérisation d'un écrit papier appellent l'analyse du transfert.

La copie certifiée reproduisant un original ou un document remplissant sa fonction peut légalement le remplacer. Selon l'art. 16 de la Loi, la certification peut utiliser un procédé de comparaison établissant l'identité de l'information entre copie et source. Pour un document détenu par l'État, une personne morale, une société ou une association, l'art. 2841 CCQ confie la certification à une personne en autorité ou responsable de sa conservation.

L'art. 2842 CCQ prévoit, au besoin, une déclaration indiquant les circonstances et la date de reproduction, l'identité de l'information et les moyens assurant l'intégrité. Elle émane de la personne responsable de la reproduction ou qui l'a effectuée. La distinction entre certification et explication supplémentaire compte : affirmer qu'un fichier « semble correct » ne démontre pas nécessairement l'ensemble du processus.

La source examine si le témoignage de la personne appropriée peut satisfaire aux exigences de certification ou d'explication lorsqu'aucun certificat distinct n'a initialement été préparé. Il s'agit d'un argument probatoire possible, plutôt que d'une raison d'omettre la documentation disponible. Une comparaison traçable s'évalue plus facilement qu'une reconstitution après disparition de la source.

Les art. 15 et 33 de la Loi prévoient des présomptions distinctes favorisant les tiers. Ils concernent les copies effectuées par une entreprise ou l'État et les exemplaires ou copies générés par un tiers au moyen des systèmes mis à sa disposition. Le bénéficiaire compte : l'entreprise ne doit pas simplement invoquer une présomption créée pour les tiers afin de prouver tout document préparé pour elle-même.

Documentation et destruction de la source

Selon l'art. 2841 CCQ, le transfert documenté peut légalement remplacer le document reproduit. L'art. 2842 CCQ renvoie, au besoin, à la documentation prévue à l'art. 17 de la Loi. Cette documentation du transfert comprend au moins le format d'origine, le procédé utilisé et les garanties qu'il est censé offrir quant à l'intégrité du document source et du résultat.

L'art. 17 revêt une importance particulière lorsque la source doit être détruite et remplacée en conservant sa valeur juridique. La documentation, y compris celle des transferts antérieurs, doit demeurer accessible durant tout le cycle de vie du document résultant; elle peut y être jointe directement ou par référence. L'art. 18 empêche l'objection fondée uniquement sur l'absence de forme originale lorsque les exigences légales de transfert et de documentation sont respectées.

La destruction de la source n'est pas une condition d'utilisation du document transféré. Sa conservation peut permettre une comparaison ultérieure. Lorsque la destruction est envisagée, l'art. 20 de la Loi impose des conditions supplémentaires et préserve certains supports originaux présentant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale. La seule réussite de la numérisation n'autorise pas à détruire tout original sans égard aux autres exigences de conservation.

La source discute d'un fondement probatoire moins exigeant lorsque l'original reste accessible, notamment l'en-tête d'un courriel accompagné d'un témoignage. Sa suffisance dépend des circonstances. Un imprimé inexpliqué sans adresses, dates ou pièces jointes peut empêcher tant l'attribution que la comparaison. La documentation devrait rendre intelligible au tribunal le parcours allant de la source à la pièce.

Application : l'estimation numérisée

Scénario factuel

Les faits suivants sont hypothétiques. Un client fictif conserve une estimation papier signée par les deux parties et la numérise pour le litige.

Meilleure preuve, contestations et intégrité incertaine

L'art. 2860 CCQ reconnaît expressément la fonction d'original selon l'art. 12 de la Loi et les copies certifiées selon son art. 16. Son alinéa technologique ne mentionne pas expressément les transferts, alors que l'art. 2841 CCQ permet explicitement au transfert documenté de remplacer la source. Ces dispositions doivent être lues ensemble; la source soutient cette interprétation contextuelle plutôt que l'exclusion de tout écrit transféré. Il demeure nécessaire d'établir la préservation et les exigences de reproduction appropriées.

Si l'original ou une reproduction légalement équivalente ne peut être produit malgré la bonne foi et la diligence, l'art. 2860 CCQ autorise la preuve par tous moyens. Cette exception exige son propre fondement factuel. La décision inexpliquée de jeter l'unique source n'équivaut pas à une impossibilité démontrée malgré la diligence.

La contestation devrait préciser si elle vise l'auteur, l'intégralité, la fiabilité technologique, la reproduction, le ouï-dire ou une autre règle de recevabilité. L'art. 262 CPC prévoit une contestation de l'origine ou de l'intégrité appuyée d'une déclaration sous serment précisant les faits et motifs qui la rendent probable, normalement avant l'inscription pour instruction et jugement. Une contestation tardive doit être soumise au tribunal suivant les pouvoirs procéduraux applicables plutôt que présumée libre de toute restriction. Code de procédure civile.

Selon l'art. 2840 CCQ, la spéculation générale sur la possibilité de manipuler l'information électronique n'établit pas une atteinte par prépondérance de preuve. Inversement, une divergence concrète dans la source ou sa reproduction ne peut être écartée simplement parce que le logiciel est réputé fiable. Il faut préserver les versions contestées et identifier le changement précis à expliquer.

L'art. 2839 CCQ distingue l'incertitude de l'atteinte démontrée. Lorsque le support ou la technologie ne permet ni d'affirmer ni de nier l'intégrité, le document peut, selon les circonstances, être reçu comme témoignage ou élément matériel et servir de commencement de preuve. L'art. 2865 CCQ exige toujours une source ou un moyen admissible rendant vraisemblable le fait allégué. Cette voie ne transforme pas un document dont l'altération est démontrée en substitut fiable de l'original.

Le tribunal doit également déterminer la force probante du document reçu. L'admission d'un élément électronique à une fin limitée n'établit pas toutes les affirmations qui y figurent. L'usage recherché, la fiabilité démontrée et la règle substantielle applicable devraient rester explicites pendant toute l'instruction.

Liste de vérification pratique

• Identifier l'écrit, la déclaration ou l'élément matériel avant d'analyser son support.
• Préserver la source, le contexte pertinent, les pièces jointes et l'information associée utile.
• Distinguer auteur, intégrité, fiabilité technologique et vérité du contenu.
• Identifier la fonction d'original et qualifier chaque reproduction comme copie ou transfert.
• Obtenir la certification requise et documenter les transferts avant toute destruction de la source.
• Appliquer les présomptions légales selon leur bénéficiaire et leur portée.
• Formuler une contestation précise et respecter les exigences procédurales applicables.
• Examiner séparément la meilleure preuve, le ouï-dire et la preuve ou contradiction de l'acte juridique.