Gestion de l’instance et mise en état au Québec

Aperçu

Une instance civile ordinaire se prépare dans un calendrier contrôlé. Les parties précisent les questions réellement contestées, choisissent une preuve proportionnée et mettent le dossier en état. Le contrôle judiciaire permet de résoudre leurs désaccords, mais elles demeurent responsables du travail et du respect des délais. Il faut d’abord vérifier le régime procédural applicable : la procédure simplifiée devant la Cour du Québec comporte un calendrier différent et aucun protocole.

Objectifs d'apprentissage

• Relier les questions litigieuses aux étapes utiles de préparation.
• Distinguer les délais de mise en état des régimes ordinaire et simplifié.
• Reconnaître les changements, négociations et retards exigeant une démarche formelle.

Transformer le litige en plan de préparation

Le protocole de l’instance consigne les ententes et engagements, les questions contestées, les étapes de préparation, les coûts prévisibles et le calendrier. Il fait également état de la considération accordée aux modes privés de règlement. Selon l’article 148 C.p.c., il traite notamment des demandes préliminaires, des interrogatoires, des expertises, de la forme de la défense, de la communication de la preuve et des incidents prévisibles. Un protocole utile explique la nécessité de chaque étape. L’énumération de toutes les procédures possibles augmente les dépenses sans montrer comment le dossier sera prêt.

Dans une instance ordinaire interne non familiale, le protocole doit être déposé dans les 45 jours de la signification de l’assignation. Le tribunal l’examine dans les 20 jours du dépôt. Il est présumé accepté, sauf si les parties sont convoquées à une conférence de gestion dans ce délai; celle-ci doit se tenir dans les 30 jours de l’avis. Ces délais ont des points de départ distincts (art. 149–150 C.p.c.).

En cas de défaut de collaboration, une partie peut déposer sa proposition de protocole dans le délai applicable de 45 jours selon l’article 152. Si l’autre partie n’indique pas ses points de divergence dans les 10 jours suivant ce dépôt, la proposition tient lieu de protocole déposé à la date du dépôt de la proposition. Si le désaccord persiste, les parties déposent leurs propositions divergentes dans le délai requis et le tribunal peut les convoquer pour établir le protocole ou l’établir lui-même. Attendre indéfiniment une signature risque de faire perdre le bénéfice d’un dépôt ponctuel.

Une fois le protocole accepté ou établi, ses engagements lient les parties. Elles peuvent convenir de certaines modifications du calendrier et de mesures facilitant le déroulement, sous réserve des décisions particulières du tribunal, et doivent déposer les changements. Leur accord ne prolonge pas à lui seul le délai de rigueur légal.

Articuler gestion et règlement

La gestion de l’instance permet au tribunal d’examiner les questions de fait et de droit et d’orienter la préparation nécessaire à une instruction juste et proportionnée. Il peut trancher les incidents, contrôler les interrogatoires et expertises et adapter les modalités procédurales. Les décisions de gestion consignées au procès-verbal font partie du protocole (art. 153, 158–159 C.p.c.). La partie qui sollicite son intervention devrait préciser l’obstacle, ses conséquences sur la préparation et l’ordonnance recherchée.

La conférence de règlement à l’amiable est un processus judiciaire confidentiel. Elle est généralement demandée par les parties ou proposée par le tribunal avec leur accord. Les personnes autorisées à conclure une entente doivent être disponibles. La conférence peut réduire ou régler le différend, mais elle ne suspend pas l’instance. Le juge peut modifier le protocole au besoin; des négociations informelles n’effectuent pas cette modification (art. 161–164 C.p.c.).

Préparation et négociation avancent donc souvent ensemble. Il faut conserver les documents, communiquer la preuve requise et surveiller la date de mise en état pendant l’échange d’offres. L’article 156 prévoit deux fondements distincts de suspension : la demande est de nature conservatoire, ou un règlement est possible, la préparation devient en conséquence inutile ou disproportionnée et les parties font des démarches sérieuses pour régler le litige. La nature conservatoire n’est pas une condition supplémentaire du volet relatif au règlement. Le tribunal doit ordonner la suspension; la volonté de négocier ne l’accorde pas. Le fascicule 14 de JurisClasseur, au paragraphe 22, distingue expressément ces situations et relève la nécessité d’un minimum d’entente, à tout le moins dans celle relative au règlement.

Préserver le bon délai de mise en état

Instance ordinaire

Selon l’article 173 C.p.c., le demandeur doit mettre le dossier en état et déposer la demande d’inscription pour instruction et jugement dans les six mois suivant l’acceptation présumée du protocole, son acceptation par le tribunal ou son établissement par celui-ci. Le délai ne commence donc pas simplement au dépôt du protocole. Si aucun protocole ni proposition n’a été déposé dans les 45 jours requis, les six mois courent plutôt depuis la signification de la demande introductive d’instance, et la condition de prolongation est plus exigeante.

Lors d’une conférence de gestion, le degré élevé de complexité ou des circonstances spéciales peuvent justifier une prolongation. Une demande ultérieure présentée avant l’échéance exige de démontrer l’impossibilité en fait, lors de cette conférence, d’évaluer adéquatement le temps nécessaire, ou la survenance ultérieure de faits alors imprévisibles. Après l’expiration, l’article 177 exige la démonstration applicable d’une impossibilité en fait d’agir. Un accord entre avocats ne remplace pas ces conditions.

L’absence de demande d’inscription dans le délai de rigueur entraîne un désistement présumé, sauf si une autre partie demande l’inscription dans les 30 jours suivant l’expiration. Le tribunal peut relever le demandeur de son défaut sur démonstration de l’impossibilité prévue et fixer un nouveau délai; une prolongation supplémentaire exige un motif impérieux. Il faut donc consigner l’échéance, vérifier périodiquement l’état du dossier et décider assez tôt de toute demande de prolongation (art. 173, 177 C.p.c.).

Introduire une nouvelle instance exige aussi de vérifier la prescription. Le fascicule 16 de JurisClasseur, au paragraphe 23, précise que le délai additionnel de trois mois disponible après certaines autres issues infructueuses ne s’applique pas au désistement présumé. La fin procédurale de ce dossier ne peut être considérée comme le début d’un nouveau délai substantiel.

La demande est faite au moyen d’une déclaration commune portant notamment sur la preuve communiquée, les témoins, les admissions, les questions d’expertise et les besoins pratiques de l’instruction, dont sa durée estimée. À défaut de déclaration commune, le demandeur ou, à défaut, une autre partie dépose et notifie sa déclaration; les autres disposent de 15 jours après la notification pour préciser les ajouts ou corrections. Une inscription prématurée ne remédie pas à une préparation incomplète : une inscription irrégulière ou prématurée peut être radiée (art. 174, 176 C.p.c.).

Procédure simplifiée devant la Cour du Québec

Ce régime ne comporte aucun protocole. Ses étapes initiales de communication, de moyens préliminaires et d’exposé sommaire de la défense courent depuis la signification de l’assignation. Une conférence de gestion doit se tenir dans les 110 jours suivant la signification si une partie n’est pas représentée, si le tribunal doit trancher des moyens préliminaires ou incidents qui ne lui ont pas déjà été présentés ou si une autorisation est nécessaire pour des interrogatoires, des expertises ou des pages supplémentaires. Elle se tient à distance, sauf si le tribunal exige une présence physique (art. 535.8 C.p.c.).

La conférence de règlement se tient normalement entre 130 et 160 jours après la signification de l’assignation. En cas d’échec, elle devient une conférence préparatoire à l’instruction. L’article 535.12 permet son remplacement par une conférence préparatoire dans des circonstances définies, notamment en présence de certains processus de règlement antérieurs; il ne s’agit pas d’un libre choix sans condition.

Le greffier inscrit l’affaire sur ordre du tribunal, notamment lors de la gestion ou de la conférence préparatoire, ou au plus tard six mois après la signification de l’assignation. L’acceptation d’un protocole ordinaire et la demande habituelle du demandeur ne constituent ni le point de départ ni l’acte requis pour ce régime. Le choix du régime précède donc le calcul des dates (art. 535.2, 535.12–535.13 C.p.c.).

Le schéma identifie d’abord le régime, puis compare ses deux branches. Dans la voie ordinaire, le demandeur dépose normalement la demande et la déclaration commune dans les six mois de l’acceptation ou de l’établissement du protocole. Dans la voie simplifiée, le greffier agit sur ordre du tribunal, au plus tard six mois après la signification de l’assignation. Les deux exigent de poursuivre la préparation et de surveiller les échéances pendant les efforts de règlement. Ces branches sont alternatives et leurs délais de six mois ne s’additionnent pas. L’exception ordinaire liée au défaut de déposer le protocole est expliquée plus haut.

Actualiser le dossier et préparer l’instruction

Une modification d’un acte de procédure peut intervenir avant jugement sous les conditions du Code : elle ne doit pas retarder l’instance ni être contraire aux intérêts de la justice et ne peut introduire une demande entièrement nouvelle sans rapport avec la demande initiale. L’acte modifié est notifié; l’autre partie dispose de 10 jours pour s’y opposer, sinon il est accepté. À l’instruction, la permission peut être accordée sans formalités en présence des autres parties (art. 206–208 C.p.c.). Une information nouvelle appelle donc un examen des actes et du travail de préparation restant.

Dans l’instance ordinaire, une conférence préparatoire après l’inscription permet de simplifier et d’abréger l’instruction. Les ententes et ordonnances consignées au procès-verbal en régissent le déroulement (art. 179 C.p.c.). Il faut confirmer les faits admis, les témoins nécessaires, l’utilisation des pièces et le temps requis pour les questions restantes. La préparation de la preuve civile fait l’objet d’une leçon distincte.

Une transaction met fin à l’instance et un règlement hors cour exige un avis déposé sans délai au dossier (art. 220 C.p.c.). Le désistement est un acte procédural distinct, déposé et notifié, dont les frais sont normalement supportés par le demandeur qui se retire (art. 213 C.p.c.). Le document choisi doit traduire fidèlement l’entente et les obligations restantes.

Exemple : une facture d’équipement contestée

Scénario factuel

Poursuivons le litige fictif d’équipement de 120 000 $ après la réponse et la défense. La livraison est admise, mais la conformité demeure contestée. On suppose le régime commercial ordinaire et un protocole accepté lors d’une conférence de gestion. Les parties ont organisé l’examen nécessaire d’un composant dans le délai de mise en état. Après cette conférence, une fermeture imprévisible du laboratoire empêche de terminer à la date prévue. Les six mois ne sont pas encore écoulés. Les avocats conviennent d’une date d’expertise ultérieure et poursuivent les négociations.

Variante

Supposons plutôt que le laboratoire avait annoncé le même retard avant la conférence de gestion, mais que les parties l’ont omis dans leur planification.

Liste de vérification pratique

• Identifier le régime, le point de départ et l’acte d’inscription requis.
• Relier chaque interrogatoire, expertise ou incident à une question contestée.
• Consigner le protocole accepté, les ordonnances et les changements déposés.
• Préserver les délais de préparation pendant les négociations.
• Solliciter une prolongation selon la règle applicable avant ou après l’échéance.
• Confirmer les renseignements de mise en état et constater formellement le règlement ou le désistement.